Ich soll auf eine Fortbildung. Da freue ich mich, denn man lernt ja nie aus. Und die Startergruppe und das Basis-Seminar liegen schließlich schon eine Weile zurück.

Als ich meinen Kollegen frage, wo ich den Dienstreiseantrag herbekomme, ruft der mir nur kurz zu: „Such‘ doch mal im Handbuch“, bevor er ans klingelnde Telefon geht. Handbuch? Was babbelt der denn wieder? Handbuch? Ich überlege, ob ich während meiner Zeit bei der fwg schon einmal ein solches Buch in die Griffel bekommen habe. Nein, ganz sicher nicht. Kaum hat der Kollege das Telefonat beendet, muss ich noch einmal nachfragen. „Na, im Intrexx halt.“ Aha, im Intrexx, wo auch sonst? Immer dieses fwg-Kauderwelsch, und irgendwie endet es immer doch damit, dass ich am Ende vor dem Rechner lande. Junge, Junge….

Ich öffne also unser Intranet und gebe „Dienstreiseantrag“ ins Suchfeld ein. Heute muss mein Glückstag sein, es erscheint sogar etwas, und genau das, was ich gesucht habe. Manchmal sucht man ja wie der letzte Mensch was in den Tiefen des Intranets, und nur weil man nicht das richtige Wort in die Suche eingibt, spuckt die blöde Maschine nix aus. Von wegen, Computer werden immer schlauer. Auf die Intelligenz warte ich noch, die mir das richtige Dokument aus dem „Handbuch“ fischt.

Aber was mache ich denn wirklich, wenn ich was mal so überhaupt nichts finde? Klar, ich rufe Herrn Galm an. Und genau das tue ich jetzt mal. Das Telefon im Büro ist gerade mal ruhig, das ist selten genug, da nutze ich die Chance. Herr Galm ist zum Glück gut erreichbar. Ich erkläre ihm meine Gedanken und habe das Gefühl, ihn am anderen Ende förmlich nicken zu hören.

Ja, die Suche nach den QM-Dokumenten sei etwas komplex. Zwar würde die Suche auf dem Intrexx-Portal sowohl mit Wörtern im Titel der Dokumente, als auch nach extra hinterlegten Schlagworten funktionieren, aber leider würde das nicht immer reichen. Auch sind noch nicht alle Dokumente verschlagwortet. Es gäbe aber eine bessere Suche, die er mir gerne zeigen könne. Da würde man auch einen guten Überblick bekommen, was für Dokumente überhaupt im QM-Handbuch zu finden sein.

Oben unter Infos geht man auf „Inhaltsverzeichnis QM“ und sieht dann eine Liste von allen QM-Dokumenten. 456 Stück gibt es, mein lieber Herr Gesangsverein, wer pflegt die denn alle? Das liegt in der Verantwortung der Leitungen, Verbundleitungen und der Geschäftsleitung. Die schaffen das aber auch nicht alles ganz aktuell zu halten. „Manchmal sind Dokumente veraltet oder nicht gut verständlich“, wenn einem das auffällt, meldet man das am besten dem verantwortlichen QB. Der weist dann den oder die Verantwortliche*n auf das Problem hin. Zu den QBs gibt es eine Übersicht auf dem Portal vom Intrexx, ganz links unten, bei „Ansprechpartner im Qualitätswesen“. Oder man schaut unter Infos und dann unter Beauftragte und Querfunktionen. Ach, schau mal an, wir haben bei der fwg sogar Fluchthelfer, denke ich mir noch, aber Herr Galm holt mich aus meinen Gedanken und zurück zur Suche.

„Wenn Sie von Ihrer Fortbildung zurück sind, Herr Scholli, wollen Sie sicher eine Reisekostenabrechnung machen. Die finden Sie über verschiedene Wege“, erklärt Herr Galm. Man könne zu allererst nach Gültigkeitsbereich filtern oder nach Handlungsfeld. Ersteres grenzt auf die Verbünde bzw. die Geschäftsstelle ein, bzw. wenn es die gesamte fwg betrifft, wählt man da „FWG“. „UE“ stehe für Übergreifend, also wenn es mehr als einen Bereich betrifft. Handlungsfeld unterteilt die Dokumente dann eher in die zugehörigen Prozesse, also Personal, Betreuung, Produktion usw.“ Ich merke, wie mein Hirn anfängt zu kochen, Sapperlot, ich weiß nicht genau, ob Herr Galm mir das wirklich verkliggern kann. Ich verstehe, dass es eine Volltextsuche gibt, die ist ganz rechts zu finden. Sie unterscheidet sich von der normalen Suche auf dem Portal (und auch links daneben, was hier als „Suchen“ bezeichnet wird), darin, dass sie die Inhalte der Dokumente durchsucht. D.h. wenn ich hier „Reisekosten“ eingebe, wird mir alles aufgelistet, was diesen Begriff im Text hat. Das sind bei meinem Wort neun Dokumente. Im ersten Moment glaub ich, ich werd narrisch! Aber beim genaueren Hinschauen finde ich mein Dokument doch ganz schnell. Diese Volltextsuche, die muss ich mir merken! Und wenn mich mein Kollege das nächste Mal mit einem fwg-internen Begriff abspeisen will, dann kann ich hier ja schnell schauen, was der Begriff meint. Ist schon praktisch, so ein elektronisches Handbuch mit Suche. Und 456 Dokumente, ich komm kaum drüber weg, da machen wir ja dem Finanzministerium Konkurrenz mit der ganzen Bürokratie. Wenn ich nicht regelmäßig damit beschäftigt wäre, meine Erlebnisse mit der Technik und anderen Zumutungen für den Newsletter niederzuschreiben, würde ich glatt Qualitätsbeauftragter werden. Das scheint ein sehr wertvoller Job zu sein, und das Team ist auch total nett.