Was haben das B+T Sekretariat und die Bereichsassistenz gemeinsam? Richtig! Sie sind ein Team. Was Destina, Silvia und Cara (also ich) zu unserer Arbeit zu sagen haben, erfahrt ihr jetzt:

Das Sekretariat – wo Chaos und Ordnung aufeinandertreffen

Herzlich willkommen im Sekretariat – genauer gesagt bei Destina und Silvia…und hin und wieder mal Cara 😉

Hier in der Schaltzentrale des 4. Stocks der KSS sind wir für Euch im Bereich B+T da – und das für so ziemlich alle eurer Belange.

Wir gehen morgens gerne frisch ans Werk und sorgen deshalb erst einmal dafür, dass regelmäßig frische Luft ins Büro kommt, die Pflanzen nicht um Urlaub bitten und der Anrufbeantworter nicht aus Langeweile einschläft.

Wir nehmen Anrufe entgegen, bezwingen die tägliche E-Mail-Flut, behalten die Kasse im Blick, bestellen für euch und unsere Klient*innen Möbel und wissen natürlich immer, wo welcher Schlüssel hingehört – oder zumindest, wer ihn zuletzt hatte.

Ihr habt in der KSS ein kleines IT-Problem? Kein Problem! Destina übernimmt den First-Level-Support und gibt ihr Bestes.

Gibt es eine “Hygienekrise” an eurem Standort? Kein Problem! Silvia steht euch mit Rat und Tat zur Seite.

Und scheinbar ganz nebenbei werden Termine verlegt, Verträge geschrieben, Retouren gemanagt, Veranstaltungen organisiert und das Archiv gepflegt.

Doch die Top 10 der bei uns angefragten Informationen sehen dann doch ganz anders aus:

Wann hat A eigentlich Geburtstag oder wann hat B Dienstjubiläum? Wer ist gerade abwesend? Wo sind denn gerade Jennifer und Laura? Was ist denn aktuell so los auf den Fluren der fwg?

Kurzum: Das Sekretariat ist wie WLAN. Man merkt erst, wie wichtig es ist, wenn es ausfällt 🙂

Eure

Silvia und Destina

Danke Silvia und Destina, für Eure tägliche Unterstützung und euren Newsletter-Beitrag! Doch wie genau passt da jetzt die Bereichsassistentin Cara – also ich – mit hinein?

Zwischen Routinen, Querfunktionen, Projekten und Datenschutzvorfällen

Hallo zusammen,

meine Arbeit besteht aus einem schönen “Mischmasch” an unterschiedlichen Aufgaben – und genau das macht meinen Arbeitsalltag für mich so abwechslungsreich.

Meine direkte Zusammenarbeit mit Destina und Silvia im Bereichssekretariat lässt sich dabei relativ einfach erklären: Sollten die beiden ausnahmsweise einmal gleichzeitig nicht verfügbar sein, kümmere ich mich um eure AU-Meldungen, Terminabsagen oder PerSEH-Anfragen. Natürlich versuche ich auch bei anderen Anliegen zu unterstützen – aber ihr habt ja gerade selbst gelesen, was bei den beiden so alles auf dem Tisch liegt 😉

Mein eigener Arbeitsalltag sieht jedoch etwas anders aus. Er dreht sich meist um die Themen Datenschutz, Reporting, Newsletter, VILMA und verschiedene wechselnde Projekte – je nachdem was gerade so ansteht.

Meine aktuelle Priorität für diese Woche ist natürlich der Newsletter. Dabei unterstützte ich Annika nun schon seit drei Jahren – und das macht mir nach wie vor große Freude.

Im vergangenen Jahr hat mich insbesondere das Thema Datenschutz beschäftigt. Diese Querfunktion habe ich von Marcus Galm im Juni letzten Jahres übernommen. Seitdem gab und gibt es hier jede Menge zu tun und immer wieder Neues zu lernen. 🙂

Und wenn ihr mich wegen eines möglichen Datenschutzvorfalls kontaktiert, lasse ich meistens alles andere direkt liegen – denn dann heißt es: alle relevanten Infos dazu sammeln, diese bewerten und dann entsprechend handeln.

Neben der Administration von VILMA versuche ich, möglichst regelmäßig neue Schulungen für euch einzustellen und dafür zu sorgen, dass die Inhalte aktuell bleiben.

Im Bereich Reporting unterstütze ich unsere Leitungskräfte bei der Aufarbeitung von Kennzahlen und natürlich auch gerne bei den unterschiedlichsten Excel-Herausforderungen.

Und dann gibt es da noch die vielen kleinen und großen Projekte, die im Laufe des Jahres dazukommen – manche planbar, andere eher kurzfristig.

Genau diese Mischung aus Routinen, Projekten, Querfunktionen und spontanen Herausforderungen macht meine Arbeit für mich so abwechslungsreich.

Und am Ende zeigt sich immer wieder: Alle drei Rollen – Destina’s, Silvia’s und Cara’s – funktionieren am besten gemeinsam. Auch wenn unsere Aufgabenschwerpunkte unterschiedlich sind, greifen sie an vielen Stellen ineinander. Wir unterstützen uns bei Projekten und organisatorischen Themen, springen füreinander ein und helfen uns gegenseitig, wenn mal wieder etwas ganz anderes als geplant auf dem Tisch landet. Genau diese Mischung macht unser Team aus – und sorgt dafür, dass am Ende meistens doch alles irgendwie zusammenpasst. 😉